Спойлер - да, можно

Практически каждое второе digital агентство сталкивается со сложностью зайти к клиенту через открытый тендер. Причина в том, что критерии отбора на тендер далеко не всегда совпадают с экспертизой участников, особенно если дело касается маленьких компаний. 
Однако активность, целеустремленность и высокий уровень организации всегда приносили результат – даже если казалось, что шансов нет.

Наше агентство “Мир Рекламы” принимало участие в огромном количестве тендеров. В некоторых из них победа ощущалось как что-то неосуществимое. Но наш опыт показывает – возможно все.
Этот кейс – подробный чек-лист по достижению успеха в тендере.
Тендер – это не только про организацию
Одним из ключевых условий для участия в тендере является слаженная, системно-выстроенная работа всех отделов агентства.
А базой для реализации проекта является грамотно поставленная задача для PR-отдела.
Но не менее важен высокий уровень экспертизы агентства в своей сфере. 

• Экспертиза в digital – отражает опыт, насмотренность и действия, которые имеют результат. 
• Экспертиза в онлайн-рекламе – показывает умение агентства управлять ресурсами, выбирать то, что сработает на 100% – и запускать интеграции, которые окупятся в двойном размере.
• Награды – если они имеются, то всегда будут значительным преимуществом. 
• Рейтинги – здесь не важен номер строки в списке, важно – участие. Факт присутствия в рейтингах  говорит бренд-менеджеру об активности и прозрачности агентства.
• Публикация тематических статей – это дает клиенту представление об опытности компании, формирует доверие и дает преимущество над конкурентами.
• Участие в ассоциациях – иногда оно является обязательным условием для допуска к тендеру. Членство показывает заказчику репутацию, надежность и соответствие стандартам. 
• Реальные кейсы – они показывают клиенту, что экспертность агентства – реальна, и она приносит результат. 

Иногда кажется, что написание статей и другие пункты – пустая трата ресурсов. Но это не так. Однажды именно они смогут стать решающим фактором при прохождении отбора на тендер. Так формируется имидж агентства перед заказчиком. Он видит ваше активное присутствие на рынке, достижения и то – как вас оценивают потребители. Все это в совокупности обеспечивает прозрачность агентства. А это как раз то – чего и ждет клиент.

Наш опыт участия в тендерах
Наше агентство прошло через сотни тендеров. Каждый опыт был особенный. Иногда было чуть проще – а иногда приходилось выкладываться на 300%.
“Мир Рекламы” ежегодно участвует в порядка 50 тендерах – и 10% из них всегда выигрышные. 
Сейчас можно сказать точно – пройдя такой длинный и сложный путь, мы отточили свои навыки , повысили экспертность и узнаваемость.
Перечень тендеров, в которых наше агентство принимало участие, очень широк и разнообразен, но хотелось бы уделить особое внимание – опыту ведения госзаказчиков.
В чем особенность работы с госзаказчиками?

1. Нет права на ошибку в документах. Важна абсолютная точность и внимание к каждой детали.
2. Важно четкое соблюдение дедлайна, не допустима просрочка даже на день.
3. Работа со строгим регламентом. Нужно уметь работать в условиях, где фиксируется – абсолютно все.
4. Прозрачность – заказчик должен полностью видеть безопасность и надежность агентства. 

Что дает этот опыт?
Когда клиент видел, что у нашего агентства есть опыт работы с госзаказчиками – оно становились для него гарантом качества. Это показатель того, что мы умеем работать в строгих условиях и при этом получать весьма положительный результат.
Победа в тендере – это работа в аврале?
Это действительно так. Участие в тендере подразумевает высокую загруженность:

1. Многостадийный регламент – каждый этап должен быть согласован. Нужно быть готовыми вносить правки или переделывать всю работу с нуля в последний момент по требованию заказчика.
2. Иерархическая отчетность – она и создает переизбыток бумажных обязательств.
3. Сложный документооборот – абсолютно все этапы и действия должны фиксироваться документационно. Это также создает дополнительную нагрузку и делает процесс более затяжным.
4. Короткие дедлайны – времени, требующегося для выполнения задач, почти всегда катастрофически не хватает.
5. Многоуровневая верификация – каждый отдел должен особо тщательно проверять всю свою работу. Человеческий фактор здесь не работает – нельзя допустить даже маленькую ошибку.
6. Полная вовлеченность всех отделов и зависимость их друг от друга.

Именно поэтому тендер – это увеличительное стекло для всех ресурсов агентства

1. Отдел планирования – важно построение рабочей стратегии и точные расчеты. Проблемы на этом этапе – приведут к краху всего проекта. 
2. Отдел дизайна – в условиях сокращенных дедлайнов дизайнеры должны создавать качественный, вовлекающий креатив с соблюдением единого стиля и строгого регламента.
3. Отдел аккаунтинга – нужно иметь наивысший уровень стрессоустойчивости. Выстроить правильную коммуникацию и не допустить путанницы во время режима многозадачности – вот показатель качественного аккаунтинга.
4. Отдел руководства – самая большая ответственность всегда остается на нем. Работа в аврале показывает реальную результативность управленческих решений. Важно то, как руководство будет справляться с хаосом. Если поддаться ему – то дело прогорит. Для них важно уметь делегировать обязанности и перераспределять нагрузку на другие отделы. А один из важных пунктов – сохранение спокойствия на всех этапах.

Что остается за кулисами тендера?
Тендер учит агентства не победе – все намного глубже. Он дает бесценный опыт. 

• Компании получают опыт управления критической нагрузкой так, чтобы она не разрушала систему, а делала ее гибче.
• Тендер позволяет агентству оценить свои возможности и дает толчок для дальнейшего развития.
• Качественная подготовка – выходить в тендер нужно только тогда, когда есть уверенность в своей экспертности и все необходимые ресурсы. 

Подведение итогов
У любого  агентства, даже у независимого всегда есть шанс выиграть тендер. Наш опыт тому подтверждение. Экспертность, высокая организация и активное присутствие на рынке – и есть тот самый путь к успеху.
В конечном счете, победа в тендере – это не финишная черта, а мощный импульс для трансформации всего агентства. Проходя через все испытания – мы проверяем качество выстроенной нами системы. Работа в режиме многозадачности и жестких дедлайнов позволяет увидеть – на что мы действительно способны.
По-настоящему сильное агентство проявляется не в спокойном планировании, а в условиях бесконечного аврала.